[273]. Le Sénégal se prépare-t-il à la digitalisation des archives ?

La problématique de la digitalisation des archives a refait surface à la suite de pertes documentaires liées aux manifestations des 1^er et 2 juin 2023. Ces troubles ont occasionné plusieurs pertes en vies humaines et en biens matériels. Cela a conduit notamment à la fermeture des campus pédagogique et social de la plupart des universités au Sénégal. La destruction des biens, publics comme privés n’a pas épargné le bureau des archives de la Faculté des lettres et sciences humaines de l’Ucad Dakar. Selon les informations disponibles, plus de 200 000 documents ont subi la furie des flammes et des manifestants.

Au delà de l’interrogation légitime sur ce qui peut motiver des personnes douées de raison à s’attaquer à un service d’archives, beaucoup d’interrogation a surgi sur les mesures de sauvegarde des documents. Comment l’archivage a-t-il été organisé ? Les données ont-elles été digitalisées et enregistrées dans divers autres supports ? Au vu de l’importance des données, des dispositions de sécurisation ont-elles été prises ? Pour répondre à ces questions, nous avons invité Assane FALL de l’Association Sénégalaise des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes – ASBAD.

En tant que professionnels de l’archivage, des volontaires de l’Ebad se sont proposés à analyser, avec minutie, les dégâts. Ils vont s’évertuer à récupérer ce qui pouvait l’être parmi les archives et travailler à mieux conserver la documentation restante.

Dans sa communication, le rectorat a essayé tant bien que mal de rassurer sur le dispositif de digitalisation. De l’avis de plusieurs professionnels cependant, le processus n’a pas vraiment évolué. Il existe certes des documents numérisés, produits dans le cadre d’un processus numérique (ex. relevés de notes, etc.) mais la plupart des pertes liées à l’incendie ne l’ont pas été.

En Conseil des ministres, le Président de la République Macky SALL a demandé au Gouvernement, sous la coordination du Premier ministre Amadou BA, de travailler à la mise en place d’un plan d’urgence pour la gestion des archives dans l’administration publique.

Poursuivant sa communication sur la politique de conservation et de la modernisation des archives, […] le Président de la République a tenu à rappeler l’importance des archives publiques, qui constituent un patrimoine national inestimable, au service de l’Administration et des citoyens. A ce titre, le Chef de l’Etat a demandé au Premier Ministre d’engager toutes les diligences nécessaires en vue de la mise en exécution, dès ce mois de juin 2023, d’un Plan d’urgence de préservation et de modernisation des archives dans le secteur public en particulier.

Communiqué du Conseil des ministres, 14 juin 2023

De l’avis de plusieurs interlocuteurs, ce n’est pas la première fois que le Président de la République appelle à la prise de mesures dans ce sens, sans effet. Depuis 2012, et de façon récurrente, des annonces sont faites notamment lorsque des problèmes liés à la gestion des archives surviennent.

De quoi parlons-nous ?

Des archives et de leur production

Une archive est un ensemble de documents, quels que soient leur forme, leur support ou leur date, sélectionnés pour être conservés durablement en raison de leur valeur administrative, légale, historique, culturelle ou scientifique. Les archives constituent donc un patrimoine documentaire précieux qui témoigne de l’activité humaine et qui est préservé dans le but de garantir la mémoire collective.

Tout document crée est considéré automatiquement comme archive. Selon l’importance et la durée de conservation, on peut considérer trois âges dans l’archivage :

• Les archives courantes où l’âge des archives courantes correspond au moment de la création des documents ou de l’ouverture des dossiers matériels ou électroniques. Il dure tant que ces documents sont immédiatement et quotidiennement utiles aux affaires qui ont nécessité leur création et sont donc conservés dans les bureaux. Sa durée est donc très variable selon les types de documents, d’actions et de bureaux

• Les archives intermédiaires. Dans la continuité de l’âge des archives courantes, l’âge des archives intermédiaires est celui où ces documents et ces dossiers cessent d’être d’un usage, sinon quotidien, du moins régulier, parce que les affaires qu’ils traitent sont terminées. Mais, ils doivent être conservés pour d’autres raisons, indirectes, pour diverses obligations notamment fiscales, juridiques ou d’information. Les documents ne sont plus couramment utiles à la gestion des affaires, les dossiers sont clos. Leur valeur administrative directe subsiste encore pour quelques temps et une conservation de précaution à assurer détermine leur durée d’utilité administrative et donc leur conservation temporaire ou non. Lorsque toutes les obligations de conservation des documents utilisations temporaires sont arrivées à échéance et s’il ne reste plus aucune valeur ni directe, ni indirecte en particulier administratives, juridiques ou d’information, ni caractère unique, les documents peuvent être détruits.

• Les archives définitives. Dans la continuité des archives intermédiaires, les documents qui doivent être conservés indéfiniment sont appelés archives définitives. A partir de ce moment-là, les documents sont conservés sans limitation de durée pour tous les usages à venir, prévisibles ou non, pour toutes les valeurs directes (notamment directes) ou indirectes (notamment d’information historique et scientifique)

Diverses procédures techniques pour concourir à l’archivage des documents. Parmi celles-ci, nous avons

• Le cadre de classement qui est un système de classification structuré utilisé pour organiser et catégoriser les documents
• Le plan de classement qui est une description détaillée du cadre de classement spécifique utilisé dans une organisation ou une institution.
• Le répertoire des archives qui est un inventaire ou un registre qui répertorie les documents et les archives présents dans une collection ou un dépôt d’archives
• Instruments de recherche sont des outils utilisés pour faciliter la recherche et la consultation des archives
• Les politiques et procédures d’archivage qui définissent les règles, les lignes directrices et les étapes à suivre pour la gestion, la conservation et l’accès aux documents d’archives.

Une école, l’EBAD, nichée au coeur de l’Ucad Dakar et ayant à son actif des milliers d’étudiants et de profesionnels formés au métier, n’a cependant pas été suffisante pour ramener la question de l’archivage au niveau où elle devrait être.

Une volonté politique qui fait souvent défaut

Au Sénégal, la gestion des archives relève de la direction nationale des archives, avec ses démembrements au niveau des régions. La direction est rattachée à la Primature et le directeur est, en règle générale, un conseiller technique du Premier ministre. Réceptacle de tous les documents produits par l’administration sénégalaise depuis 1857, la direction n’en est pas plus lotie. Malgré son importance dans la conservation de la mémoire publique, elle n’a jusque là pas de locaux qui lui soient propres.

Jusqu’au moment où ces lignes sont écrites, la Direction nationale des archives est logé dans un immeuble d’un privé, loué à un privé, avec toutes les conséquences que cela peut engendrer. La première difficulté à laquelle elle doit faire face est la promiscuité. Elle n’a pas suffisamment d’espaces pour garder des documents, alors elle n’en collecte plus. Depuis 30 ans, les archives des administrations ne sont plus collectées.

En n’opérant pas une collecte, on laisse le soin aux entités le soin de se débrouiller pour assurer leur propre conservation, avec toutes les risques de déperditions des documents. Dans certains cas, les documents sont stockés dans des cellules des sous-sols, sans sécurité, à la disposition de n’importe qui. Des documents d’archives peuvent même être subtilisés ou se dégrader sans qu’on ne s’en rende compte. Si ce n’est le local qui fait défaut, c’est l’expertise. Dans la plupart des services d’archives, les gestionnaires n’ont pas suivi une formation en lien avec l’activité. Il est courant d’observer dans certaines administratives le fait que des documents d’archives soient considérés comme du déchet bon pour la poubelle.

A chaque fois que des évènements malheureux comme les incendies ou les inondations provoquant la perte d’archives, des décisions sont rapidement prises sans réellement aller dans le fond des choses. Selon Assane FALL, des sollicitations proviennent de tous parts depuis l’incendie de la salle des archives de la Faculté des lettres. Les demandes tournent autour de sessions de formation à organiser pour les membres du personnel, ou de la mise en place de systèmes de gestion électroniques de documents. Il s’agit pour la plupart de sollicitations venant de structures privées.

L’ASBAD, forte de ses 400 membres, ne reste pas les bras croisés. Ses membres, individus comme personnes morales, ont entrepris de mettre en place un plan d’action pour accompagner les pouvoirs publics. Il s’agira non seulement de mettre à leur disposition des ressources humaines de qualité, mais plus encore, de les accompagner dans le processus et sur le long terme. Le partenariat devra cependant nécessiter la mise en place de procédures conformes aux exigences de l’archivage.

Recruter un professionnel permet également d’assurer la continuité du service du fait de la mise en place d’un système de gestion technique. Cela évite que dans les différents services de l’Etat, chaque gestionnaire fasse le classement et l’archivage selon sa propre compréhension ou comme bon lui semble.

Problématiques liées à la digitalisation des archives

L’un des projets en matière de digitalisation qui semble avoir le plus de chances d’aboutir est celui des archives de l’état civil. Prévu pour durer 15 mois, l’opérationnalisation dans les différentes mairies du Sénégal devrait prendre fin d’ici la fin du mois de juillet 2023. De réelles ressources humaines de qualité sont mobilisées dans ce projet, avec un nombre d’intervenants qui varie entre 5 et 10 selon la taille des municipalités.

En règle générale, les projets de digitalisation des archives dépendent du volume de données à numériser et des moyens mobilisés à cet effet. En tous les cas, les projets de ce type restent largement à la portée des Etats et le Sénégal regorge de ressources humaines de qualité pour mener à bien la digitalisation des archives nationales. Il est cependant important de différencier la numérisation de la digitalisation. Cette dernière est bien plus englobante du fait notamment qu’elle engage des procédures et des outils spécifiques.

La plupart des réticences évoquées aujourd’hui au sujet de la digitalisation des archives a trait à la confidentialité des document. Bien que le piratage de données soit aujourd’hui une pratique presque quotidienne, il existe différentes techniques de sécurisation des bases de données. La loi sénégalaise impose au surplus que les archivistes prêtent serment devant le tribunal, et s’engagent notamment à respecter les clauses de confidentialité y relatives. Les entités qui le souhaitent peuvent également exclure la mise en ligne de toute ou partie de fichiers, tout en les intégrant dans le processus de digitalisation. L’EBAD a d’ailleurs bien saisie les enjeux liés à la digitalisation, en réorientant son programme de formation avec des modules spécifiques liés à la digitalisation de l’archivage.

Par ailleurs, la digitalisation n’a pas vocation à remplacer l’archivage physique. Les deux processus doivent coexister et se compléter parce que des versions imprimées de documents continueront à être produites. On ne peut réellement réussir une digitalisation qu’à condition que les archives physiques sont en ordre. C’est donc un processus qu’il faut digitaliser et il est important que les entités qui souhaitent s’y engager en aient pleinement conscience. Cela évite les engagements sans lendemain ou les processus inaboutis. une continuité, ce qui suppose qu’on ait déjà mis de l’ordre dans les archives papier. Et il est important que les structures qui veulent s’engager dans le processus le savent, au risque d’abandonner les mesures prises sans que ces dernières ne soient suivies d’effets.

La digitalisation des archives est donc un processus et non une simple action de numérisation de documents. S’il est besoin de faire intervenir des spécialistes de la technologie, il est tout aussi nécessaire d’impliquer des archivistes et documentalistes. Le processus doit en plus faire une différenciation entre l’archivage numérique et la gestion électronique des documents, laquelle intégre tout le processus, depuis la création du document jusqu’à son archivage complète.

Des questions en suspens

La gestion de l’archivage au Sénégal soulève d’autres questions connexes qu’il faut intégrer.

• A quand une bibliothèque nationale du Sénégal ?

Le projet existe dit-on depuis une trentaine d’années. Une bibliothèque nationale permet de collecter toute production littéraire ou scientifique, qu’elle soit produite au Sénégal, par des Sénégalais et sur le Sénégal. La bibliothèque servira de réceptacle aux documents papiers et aux différents supports numériques (audios et vidéos).  

• A quand l’archivage des sites web et comptes social media ?

Le monde est numérique et la question de l’archivage des sites web et des comptes sur les réseaux sociaux va de plus en plus nous interpeller. Si dans certains pays, les archives nationales prennent en charge cet impératif, il ne semble pas être une priorité au Sénégal. Il faudra cependant un jour établir une distinction entre les comptes personnels et institutionnels, le type de contenu adapté à chaque compte et les droits d’accès des archivistes et du grand public.

Si vous avez des éléments d’analyse sur ces questions en suspens, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire.